Вівторок , 16 Квітня 2024

Документальне оформлення господарської операції

первинні документи фото
Перегляд документів.

На будь-якому підприємстві постійно відбуваються різного роду операції: це і продаж продукції, і закупівля сировини, й укладання угод тощо. Усе це викликає зміни в активах компанії, а тому такі операції класифікуються як господарські Законом «Про бухгалтерський облік». Цей Закон і Податковий кодекс України також регулюють процес оформлення таких операцій, який, своєю чергою, передбачає наявність первинної документації. Розбираємось, як відбувається документальне оформлення господарських операцій.

Первинні документи: поняття та види

Первинні документи — це електронні або паперові документи, які підтверджують ту чи іншу господарську операцію. Законодавством визначено, коли та в яких випадках наявність первинних документів є обов’язковою:

  • загальна система оподаткування — обов’язково, підтверджує походження ВСІХ доходів і витрат;
  • спрощена система оподаткування — обов’язково для обліку надходжень і вибуття запасів;
  • ФОП на спрощеній системі без РРО — не обов’язково.

Що ж до видів первинних документів, то точного їх переліку законодавством не передбачено. Ба більше, певні види документів можуть у деяких випадках бути віднесеними до первинних, а деякі не можуть бути первинними взагалі (як-от: платіжне доручення чи товарно-транспортна накладна для платників ПДВ). Розглянемо основні розповсюджені види первинної документації:

  • видаткова накладна (формується постачальником, підтверджує факт угоди між продавцем і покупцем);
  • товарно-транспортна накладна (підтверджує факт поставлення товарів під продавця до покупця, формується експедитором);
  • акт виконаних робіт (підтверджує факт надання послуг підрядником або іншою компанією);
  • касовий ордер (буває видатковим та прибутковим, підтверджує факт надходження/вибуття готівки з каси);
  • рахунок-фактура (підтверджує факт надання товарів/послуг, має бути сплаченим та містити дані про операцію);
  • бухгалтерська довідка (виправляє помилки та вносить корегування в попередні документи).

Деякі види документів мають затверджені НБУ, Мінфіном та Мінтрансом форми, а деякі складаються в довільному форматі без особливих вимог. Варто знати, що первинним документом вважатиметься той документ, що містить: назву підприємства, дату створення документа, коди форми та операції, дані посадових осіб та їхні підписи, а також повні відомості про господарську операцію (обсяг та одиниці виміру угоди).

Оформлення первинних документів
Процес оформлення документів за ноутбуком.

Первинні документи: оформлення

Як відбувається документальне оформлення господарської операції? Пропонуємо розглянути головні правила оформлення первинних документів:

  1. Складання при здійсненні або відразу після завершення операції.
  2. Відображення операції в бухобліку — лише після складання документації.
  3. Первинний документ має юридичну силу лише, якщо всі реквізити вказані правильно.
  4. Друк документів відбувається на корпоративному бланку або заповнюються вручну чорною ручкою або чорнилами.
  5. Документи строгої звітності друкуються спеціалізованими організаціями, які наносять потрібні номери та серії.
  6. Порожні рядки підкреслюються.
  7. Складання первинної документації відбувається тільки державною (українською) мовою.
  8. Відповідальність за помилки чи неправдиві дані — на тих, хто складав та підписував документ.
  9. Підписання відбувається особисто з використанням печатки або ЕЦП.
  10. Правки в документах з банківських/касових операцій вносяться лише бухгалтерськими довідками (або документ переробляється знову).
  11. Ті, хто бере участь в операціях з передачі цінностей, повинні мати копії первинних документів.
  12. Повноваження на проведення операції затверджуються документально.
Відомий блогер. Публікую статті в різних інтернет-виданнях з 2007 року. Пишу на різні актуальні та цікаві теми. Експерт у сфері ведення блогів, інформаційних та новинних сайтів.
Залишити відповідь
Добавити рейтинг

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *