На будь-якому підприємстві постійно відбуваються різного роду операції: це і продаж продукції, і закупівля сировини, й укладання угод тощо. Усе це викликає зміни в активах компанії, а тому такі операції класифікуються як господарські Законом «Про бухгалтерський облік». Цей Закон і Податковий кодекс України також регулюють процес оформлення таких операцій, який, своєю чергою, передбачає наявність первинної документації. Розбираємось, як відбувається документальне оформлення господарських операцій.
Первинні документи: поняття та види
Первинні документи — це електронні або паперові документи, які підтверджують ту чи іншу господарську операцію. Законодавством визначено, коли та в яких випадках наявність первинних документів є обов’язковою:
- загальна система оподаткування — обов’язково, підтверджує походження ВСІХ доходів і витрат;
- спрощена система оподаткування — обов’язково для обліку надходжень і вибуття запасів;
- ФОП на спрощеній системі без РРО — не обов’язково.
Що ж до видів первинних документів, то точного їх переліку законодавством не передбачено. Ба більше, певні види документів можуть у деяких випадках бути віднесеними до первинних, а деякі не можуть бути первинними взагалі (як-от: платіжне доручення чи товарно-транспортна накладна для платників ПДВ). Розглянемо основні розповсюджені види первинної документації:
- видаткова накладна (формується постачальником, підтверджує факт угоди між продавцем і покупцем);
- товарно-транспортна накладна (підтверджує факт поставлення товарів під продавця до покупця, формується експедитором);
- акт виконаних робіт (підтверджує факт надання послуг підрядником або іншою компанією);
- касовий ордер (буває видатковим та прибутковим, підтверджує факт надходження/вибуття готівки з каси);
- рахунок-фактура (підтверджує факт надання товарів/послуг, має бути сплаченим та містити дані про операцію);
- бухгалтерська довідка (виправляє помилки та вносить корегування в попередні документи).
Деякі види документів мають затверджені НБУ, Мінфіном та Мінтрансом форми, а деякі складаються в довільному форматі без особливих вимог. Варто знати, що первинним документом вважатиметься той документ, що містить: назву підприємства, дату створення документа, коди форми та операції, дані посадових осіб та їхні підписи, а також повні відомості про господарську операцію (обсяг та одиниці виміру угоди).
Первинні документи: оформлення
Як відбувається документальне оформлення господарської операції? Пропонуємо розглянути головні правила оформлення первинних документів:
- Складання при здійсненні або відразу після завершення операції.
- Відображення операції в бухобліку — лише після складання документації.
- Первинний документ має юридичну силу лише, якщо всі реквізити вказані правильно.
- Друк документів відбувається на корпоративному бланку або заповнюються вручну чорною ручкою або чорнилами.
- Документи строгої звітності друкуються спеціалізованими організаціями, які наносять потрібні номери та серії.
- Порожні рядки підкреслюються.
- Складання первинної документації відбувається тільки державною (українською) мовою.
- Відповідальність за помилки чи неправдиві дані — на тих, хто складав та підписував документ.
- Підписання відбувається особисто з використанням печатки або ЕЦП.
- Правки в документах з банківських/касових операцій вносяться лише бухгалтерськими довідками (або документ переробляється знову).
- Ті, хто бере участь в операціях з передачі цінностей, повинні мати копії первинних документів.
- Повноваження на проведення операції затверджуються документально.
